How to Protokoll
Die schönste Plenumsaufgabe? Richtig, das Protokollieren. Doch halt stopp, warum solltet ihr das überhaupt tun?!
- Wissenstransfer! An alle die beim Plenum oder sonstigen Treffen nicht anwesend waren, aber trotzdem wissen wollen, was besprochen wurde.
- Vorbereitung aufs nächste Plenum/Revue passieren lassen des vergangenen Plenums:
- Was wurde so in den letzten Wochen besprochen? Hilft, um auf dem Laufenden zu bleiben und im Plenum direkter durchzusehen.
- Eigener Tagesordnungspunkt (kurz TOP -> siehe Plenumsablauf)? Was wurde dazu schon diskutiert? Gut zur Vorbereitung.
- Im Plenum gibt’s oft viel Input, da hilft im Nachhinein ein geordneter Blick mit frischem Geist auf das Geschehene.
- Archivfunktion zum Nachschauen:
- Hatten wir das TOP nicht schon vor genau einem Monat?
- Darauf verweisen.
- Wie war das noch mal mit der Orga des Semesterauftaktgrillens letztes Jahr und den Sojasteaks?
Was gehört eigentlich alles in ein Protokoll und was unterscheidet ein besonders gutes von einem mittelmäßigen?
- Am besten sieht der Kopf eures Protokolls immer gleich aus mit:
- Überschrift/Art des Treffens, Datum, Anwesenheitsliste, Plenumsrollen
- als Beispiel hier z.B. die tuuwi-Protokollvorlage: [Link einfügen]
- Übersichtlichkeit und gute Lesbarkeit ist wichtig:
- Einzelne Punkte als TOPs gruppieren, ggf. auch mit Unterpunkten
- Während dem Treffen Gesagtes dokumentieren, danach ggf. übersichtlich Nachbearbeiten
- evtl. Nachbearbeitung:
- ein Live-Protokoll ist immer subjektiv und hängt entscheidend von der Konzentration und der Schreibgeschwindigkeit der:des Protokollierenden ab
- Klar, es macht Arbeit, aber später Links und Verlinkungen einfügen, Aufgaben zu kennzeichnen, die Form anzupassen, Sätze zu vervollständigen, Daten und Uhrzeiten zu überprüfen und Nullsätze zu streichen,macht die Protokolle um ein Vielfaches lesbarer.
- Ein unleserliches und fehlerhaftes Protokoll nützt niemand etwas, insbesondere wenn das Treffen schon länger her ist und der/die Leser*in nicht anwesend war!
Tipps und Tricks:
- Gutes Protokollieren will geübt sein, Übung macht den:die Meister:in. Schaut, was (und wieviel) ihr als Gruppe braucht.
- Es empfiehlt sich stark digitales Protokollieren bspw. über Pads (-> siehe Pad)
- Lieber erstmal zu viel als zu wenig mitschreiben. Aber: Relevanz der Information überprüfen, ggf. im Nachhinein kürzen.
- Auf das momentan Gesagte konzentrieren, nicht gleichzeitig vorheriges korrigieren. Ein Protokoll kann auch im Nachhinein schick gemacht werden.
- Stichpunkt abbrechen und später vervollständigen, um den Faden nicht zu verlieren
How to Pad?
Spätestens, wenn mehr als zwei Menschen in einer Arbeitsgruppe (AG) sind, stellt sich die Frage, wie alle zusammen an einem Dokument - sei es das Protokoll des AG-Treffens, eine Projektskizze, etc. - arbeiten sollen. Wir bei der tuuwi setzen seit der Corona-Pandemie verstärkt auf Etherpads - kurz Pads.
"Mit Etherpad können mehrere Personen gleichzeitig ein Textdokument bearbeiten, wobei alle Änderungen sofort bei allen Teilnehmern sichtbar werden. Dabei können die Änderungen der verschiedenen Bearbeiter farblich unterschieden werden. Eine weitere komfortable Funktion ist die Möglichkeit, neben der Textbearbeitung im Bearbeitungsfenster zu chatten." (Wikipedia)
Bevor wir uns der eigentlichen Arbeitsweise widmen, hier noch ein kleiner Hinweis: Pads sind in der Regel unverschlüsselt und frei zugänglich.
Doch wie kann man damit nun am besten Arbeiten?
Bei uns in der tuuwi nutzen wir Pads vor allem für die Protokolle der Plena. Dabei können alle Mitglieder in das gleiche Dokument schauen, es bearbeiten und die oder der Protokollant:in können sich leichter abwechseln. Wir erstellen normalerweise für jedes Plenum ein neues Pad und nutzen eine eindeutige Namenszuweisung für die URL (z. B. .../plenum_TTMMJJJJ).
Bei uns haben sich verschiedene Strategien etabliert, wie Pads und deren Inhalte übersichtlich angelegt werden können:
1. Man kann ein langes Pad erstellen, wobei die neuste Information immer oben eingetragen wird und älteres immer weiter nach unten rutscht. Dies fördert die Nutzung der Suchfunktion, kann aber schnell unübersichtlich werden, wenn die chronologische Reihenfolge nicht eingehalten wird oder Korrekturen eingetragen werden müssen.
2. Werden dann z. B. mehrere Pads erstellt und für verschiedene Bereiche des AG-Lebens verwendet, kann ein Masterpad angelegt werden. Das Masterpad dient dabei zum einen als zentraler Anlaufpunkt, Zusammenfassung und Einführung in das jeweilige Projekt sowie als Inhaltsverzeichnis. Es werden dabei alle weiteren Pads, die genutzt werden, übersichtlich arrangiert und mit ihrem jeweiligen Link versehen. So braucht man sich nur den Link für das Masterpad speichern und kann von dort aus in alle andern Pads navigieren. Besonders angenehm wird es noch, wenn die Unterpads in der obersten Zeile den Link für das Masterpad enthalten, damit man leichter wieder zurückspringen kann.
Beispiele für öffentlich zugängliche Pad-Instanzen sind (Achtung: manche löschen nach einer bestimmten Zeitspanne oder nach Inaktivität das entsprechende Dokument, daher ist ein Export in PDF oder andere Formate auch sinnvoll). Alternativ könnt ihr auch einfach eine eigene Pad-Instanz auf euren eigenem Server hosten.
Messengerdienste für kürzere Kommunikation
Um Informationen auch außerhalb der persönlichen Treffen schnell und unkompliziert austauschen zu können, ist die Nutzung digitaler Kommunikationsmittel recht hilfreich. Die Entscheidung für oder gegen eine bestimmte Form der Kommunikation ist meist erstmal einfach, jedoch ist hier zu beachten, dass ein einmal geschaffenes System nur schwer wieder verlassen wird.
Zum einen tummeln sich auf dem Markt die großen Konzerne wie WhatsApp oder Telegram, doch sind diese eben nicht OpenSource, datenschutzrechlich bedenklich und aus vielen weiteren Gründen kritisch zu betrachten. Gleichzeitig haben sie meist den Vorteil, dass schon viele Mitglieder diese Apps auf ihren Handys haben und so nicht eine weitere App heruntergeladen wird. Es geht auch um eine niedrigschwellige Kommunikation. Größtes Problem ist meist die Balance zwischen Nutzerfreundlichkeit und Datensparsamkeit... Auch wir sind diesem Dilemma ausgeliefert und werden dort nicht immer unseren eigenen Ansprüchen gerecht.
Dennoch muss erst recht bei geplanten Aktionen im rechtlichen Graubereich die Datensicherheit gegeben sein. Daher von uns die klare Bitte: Versucht es gerade zu Beginn eurer Gruppenbildung mit OpenSource oder zumindest datenschutzfreundlichen Alternativen. Egal ob Signal, Threema (nicht kostenlos) oder Matrix (Element).
How to Videokonferenz
In Zeiten fortschreitender Digitalisierung, dem Trend zu Home/Mobile Office und sowieso im Lockdown wird es immer wichtiger, trotzdem persönlich in Kontakt zu bleiben. Dabei können Online-Treffen in guter Tonqualität und auch mal Menschen gegenüber auch mal via Video sehen zu können definitiv helfen.
Neben kommerziellen und propretiären Closed-Source-Lösungen wie Skype, Microsoft Teams und Zoom haben sich insbesondere die zwei Open-Source-Videokonferenzlösungen Meet Jitsi und BigBlueButton (kurz BBB) durchgesetzt.
Wie überall im Leitfaden empfehlen wir OpenSource-Software - warum? Zusammengefasst sind die für uns wichtigsten Gründe auf alle Fälle der Aspekte des Datenschutzes, aber natürlich auch der wirkliche "freien" Zugänglichkeit (auch i. S. einer Nachhaltigkeit). Zum Nachlesen empfehlen wir:
- im Kapitel: 2.3 Freie Software ‑ Open‑Source‑Programme
- oder bei der Organisation Bits und Bäume:
- (https://discourse.bits-und-baeume.org/t/zivilgesellschaftliche-organisationen-und-zoom-nutzung/595) oder unter Sicherheitslücken und unethisches Verhalten bei Zoom
Im Folgenden möchten wir euch zeigen, wie ihr die beiden Lösungen einfach und kostenlos für private, ehrenamtliche und alle weiteren Zwecke nutzen könnt!
(Technische) Voraussetzungen
Für bessere Tonqualität ist die Nutzung eines guten Headsets anstatt des integrierten Mikrofons von Vorteil! Damit vermeidet ihr unangenehme Rückkopplungen und nervige Tippgeräusche.
Sowohl BBB als auch Meet Jitsi könnt ihr ohne die Installation eines Programm direkt im Browser benutzen. Dazu müsst ihr für die Benutzung den Zugriff auf Mikrofon und ggf. Kamera erlauben. Meistens fragt der Browser automatisch danach, falls nicht könnt ihr das aber auch noch über die Browsereinstellungen ändern. Oft findet ihr das Symbol für die Mikrofon-/Kamerafreigabe auch am linken Rand der Adresszeile. Achtet bei den Audioeinstellungen deines Endgeräts darauf, dass bei Wiedergabe-/Aufnahmegerät das gewünschte Device ausgewählt ist. Es empfiehlt sich dabei einen chromiumbasierten Browser wie Opera, Chrome oder Edge zu benutzen. Firefox geht mittlerweile aber auch ganz gut.
BigBlueButton
Möchtet ihr einfach nur teilnehmen, müsst ihr nichts weiter tun, als den geteilten Link anzuklicken. Der Link steht zum Beispiel in der Startbox des öffentlichen Chats. Wenn ihr schon in der Sitzung seid, ist der Link in der Adresszeile hingegen personalisiert und funktioniert nicht für andere.
Einen BBB-Raum über Senfcall erstellen
Bei Senfcall könnt ihr direkt einen Raum erstellen, indem ihr https://public.senfcall.de/dein-raumname in die Adresszeile eingebt. Ihr könnt den Raum aber auch gewöhnlich über https://senfcall.de erstellen. Beim Raumname empfiehlt es sich statt " " (Leerzeichen) und "_" (Unterstrich) eher "-" (Bindestrich) zu verwenden. Ein Problem bei Senfcall ist, dass nur die Person, die den Raum als erstes betritt, die Moderationsrechte erhält. Geht diese oder ohne die Rechte weiterzugeben oder fliegt raus, hat niemand im Raum Moderationsrechte... Das ist bissl doof.
Weitere Instanzen zum Erstellen von Räumen
Neben Senfcall gibt es noch viele weitere Technikkollektive und Organsiationen, die die Nutzung von BBB ermöglichen. Eine Liste weiterer Instanzen findest du unter
Zur Nutzung der vielfältigen Funktionen von BigBlueButton wie das Erstellen von Breakouträumen, Präsentationen hochladen und den Bildschirm teilen gibt es viele gute Anleitungen, bspw.
Meet Jitsi
Einen Raum erstellen
Der Name des Raums wird einfach hinten an den Link angehangen. Sollte der Raum noch nicht vorhanden sein, wird er auch so ohne Umwege erstellt. Bei der Bennenung der Räume sollte auf Sonderzeichen oder Umlaute verzichtet werden. Das führt zu Chaos.
Weitere Instanzen
Jitsi per App/Desktopversion nutzen
Jitisi könnt ihr auf deinem PC auch mit den Betriebssystemen Windows, MacOS, Linux als Desktopanwendung verwenden und für Android sowie iOS gibts Jitsi als App in den jeweiligen App-Stores.
BigBlueButton vs. Jitsi
Am Ende funktioniert beide Lösungen mittlerweile sehr gut und es gibt nicht unbedingt ein besser oder schlechter. Jitisi ist in der Benutzung etwas einfacher, da es weniger Optionen gibt und der Mikrofontest zu Beginn der Sitzung entfällt, allerdings ist bei BigBlueButton die Videoqualität- und stabilität etwas besser. BigBlueButton hat weiterhin den Vorteil, dass die Erstellung von Unterräumen, sogenannten Breakoutrooms, möglich ist.
Tipps und Tricks
- Mikrofon nur einschalten, wenn ein Redebeitrag erfolgen soll
- in Abhängigkeit der verwendeten Konferenzsoftware nicht zu viele Kameras gleichzeitig anschalten (spart Bandbreite und läuft stabiler)
- Schaltet dennoch Kameras ein, der Persönlichkeit wegen 😉
- wie im Präsenzplenum Handzeichen einführen, welche über den Chat angezeigt werden (#...Meldung, +...Zustimmung, -...Ablehnung, ##... direkt dazu, ...). Überlegt, was für euch am Besten passt.
- und ansonsten ähnliche Rollen verteilen wie in Präsenz (Moderation, Protokollant:in, ...)
- siehe dazu auch Kap. 3.1 Plenumsablauf, ...
Plattform
Was ist mit Plattform überhaupt gemeint? Auf einer digitalen Plattform können Dokumente gelagert, Termine gespeichert und Protokolle gesichert werden. So sind alle relevanten Informationen an einem Ort übersichtlich gebündelt. Die tuuwi nutzt derzeit beispielsweise HumHub (https://www.humhub.com/de) auf der eigenen Server-Instanz. Das hat den Vorteil, dass wir volle Kontrolle über unser Daten haben.
Sollte eure Gruppe aber nicht über Technik-Begeisterte und einen eigenen Server verfügen, sei Plattform n empfohlen (https://plattform-n.org/n/). Diese ist die Plattform des Netzwerk N (siehe ->Mögliche Verbündete, https://www.netzwerk-n.org) und nach einer Anmeldung kostenlos.
Hier sind eine Cloud, Pads, Kalender, Aufgabenmanager und OnlyOffice bereits integriert. Zudem bietet die Plattform n mit ihren über 9000 Mitgliedern eine gute Möglichkeit sich mit Nachhaltigsinitiativen von anderen Hochschulen zu vernetzen.
Blogartikel und andere Texte
Ganz sicher geben wir kein Tutorial (und schon gar nicht schreiben wir vor) wie und was ihr für einen Text schreibt, den ihr gerne auf einem Blog deiner Uwi veröffentlichen möchtest. Im Bestfall seid ihr auf dieser Seite gelandet, weil eurer Text bereits fertig und ihr so zufrieden und stolz seid, dass er veröffentlicht werden soll.
Warum sollte ein Blog überhaupt von Bedeutung sein? Nun ja - eure Initative lebt ja nicht nur von den bisherigen Mitgliedern. Ein regelmäßig erscheinender Blog bindet Aufmerksamkeit und bietet die Möglichkeit, Öffentlichkeitsarbeit und Transparenz zu verknüpfen... Der Blog ist ein offener Raum und sowohl was Themen als auch Gattungen angeht, sind dir keine Grenzen gesetzt. Naja ein bisschen vielleicht – ein Artikel über Deutschlands Russland-Politik oder Boris Becker findet auf einem anderen Ort im Internet einen besseren Platz. Ein Umweltbezug sollte schon zu erkennen sein, aber wir denken, dass ist selbstverständlich.
Die folgenden Zeilen sind weder Vorschrift noch Patentrezept, sondern eher eine Reihe von Empfehlungen. Bei Beachtung dieser könnt ihr
- das Leseerlebnis deines Artikels verbessern und
- den Homepage-Admins Arbeit ersparen (falls ihr nicht selber formatiert und hochladet).
Unsere Hinweise sind angepasst an einer Webseite von Wordpress. Falls ihr dies nicht habt, könnt ihr euch dennoch etwas abgewandelt folgende Punkte übernehmen:
Quellen
Falls ihr Quellen benutzt habt, gebt diese an. So schafft ihr Transparenz und macht eure Informationen glaubwürdiger. Ihr könnt das auf verschiedene Arten machen, wir nennen hier 2 Beispiele, natürlich könnt ihr auch ganz alternativ vorgehen.
Beispiel 1:
Diese Variante wird oft in wissenschaftlichen Artikeln oder beispielsweise bei Wikipedia benutzt. Man nummeriert die entsprechende Textstelle [1] und gibt die Quellen [2] gesammelt unter dem Fließtext an - so wie in diesem Beispiel.
- [1] Webpage A, zuletzt aufgerufen am xx.xx.xxx
- [2] Autor B: Wissenschaftlicher Artikel C
- [3] usw.
Beispiel 2:
Diese Variante findet sich oft auf Online-Nachrichten-Seiten bzw. allgemein im Internet. Man schreibst den Link in Klammern hinter der betreffenden Textstelle. Unsere Webseite basiert auf Wordpress. Dort ist es später möglich ein Keyword direkt zu verlinken so wie hier.
Absätze
Wenn ihr einen sehr langen Text geschrieben habt, ist es geschickt, diesen in Absätze zu unterteilen. Absätze, gerade bei einem Text im Internet, erleichtern das Lesen ungemein und erschlagen nicht so, wie beispielsweise ein zusammenhängender Fließtext in einem wissenschaftlichen Paper.
Bei einem wissenschaftlichen Paper ist (im Bestfall) die Informationsmenge als auch -dichte bewusst sehr hoch. Informationsmenge ist auch super, aber ihr könnt euch gerne viiel Platz dafür lassen, die paar Bits mehr machen das Kraut dann auch nicht fett. Es empfielt sich: Lieber zu viele kurze Absätze als wenige sehr lange.
Das ist jedoch natürlich auch textabhängig. Bei einem Kommentar oder Meinungstext möchte man manchmal bewusst den Gedankengang ununterbrochen niederschreiben, um den Leser/die Leserin mehr mitzunehmen. Als Stilmittel kann also das bewusste Vermeiden von Absätzen manchmal auch sinnvoll sein.
Teilüberschriften
Bei einem langen Text ist es auch sinnvoll - vorausgesetzt ihr habt euren Text bewusst strukturiert - mit Teilüberschriften zu versehen. Die können kurz und knackig sein, Schlagwörter, Schlagreime, rhetorische Fragen oder Ironie. In jedem Fall verleihen sie dem Text mehr Struktur, im Bestfall peppen sie ihn noch auf.
Abbildungen & Grafiken
Um die Anschaulichkeit noch mehr zu erhöhen, ist der Einsatz von Illustrationen, Abbildungen und Fotos sehr sinnvoll. Manchmal hat man eine Idee für eine Illustration, für eine Graphik oder ein Schaubild, weißt aber nicht, wie man sie umsetzen soll - schreckt nicht davor zurück, andere Menschen aus der Gruppe zu fragen: Es findet sich oft sehr schnell jemensch mit Expertise, Zeichen- oder Photoshop-Skills.
Titelbild
Vielleicht habt ihr schon mal unseren tuuwi-Blog angeschaut: Auch wenn Punkt 4 für deinen Beitrag nicht zutreffend sein mag und wir erst recht keine Bild-Zeitung sind, so ist meist ein Titelbild für deinen Beitrag vorteilhaft. Beachte bei der Auswahl bitte eventuelle Urheberrechte. Es gibt einige Stock-Footage-Seiten im Internet (unsere Empfehlung Unsplash), auf denen es kostenlose Bilder gibt, erste Wahl sind aber natürlich eigene Quellen.
Keine Blogsatz-Formatierung
Blogsatz sieht zwar übersichtlich aus, ist aber schwer zu lesen und ein Webdesign-No-Go (https://www.firmennest.de/webdesign/blocksatz-oder-flattersatz-responsive-design/; https://allcodesarebeautiful.com/blocksatz-schriftgrosse-zeilenlange/#2_Keinen_Blocksatz_oder_zentrierte_Texte). Deshalb: linksbündig.
Einleitung/Vorschau
Bei einem genaueren Blick auf unsere tuuwi-Webseite fällt euch vielleicht auf, dass man unter dem Reiter Blog die vier aktuellsten Blogartikel in chronologischer Reihenfolge, beginnend mit dem jüngsten, untereinander auf einer Seite findet und zwar mit Titel, Titelbild und - dem ersten Abschnitt des Textes, gefolgt vom Hyperlink “Weiterlesen”. Mit Klick darauf, kann man den gesamten Artikel lesen. So kann man schon einmal ein bisschen reinlesen, ohne gleich durch den ganzen Artikel zu scrollen. Falls ihr auf eurem Blog auch so eine Aufteilung habt, ist es sinnvoll den ersten Abschnitt einleitungshaft zu formulieren. Bei Wordpress kann man dann einstellen, bis zu welchem Stück der Text auf der Blog-Startseite zu sehen ist, unter dem dann das “Weiterlesen” erscheint.
Das soll es erstmal gewesen sein. Viel Spaß beim Blogartikel schreiben!
How to Server/Internetpräsenz/Wordpress etc
In den obigen Abschnitten habt ihr ja bereits ein paar sehr coole digitale Dienste kennengelernt, die die Arbeit und Organisation in einer Uwi sehr angenehm machen können. Aber bei welchem Anbieter nutzt man diese Dienste denn am besten? Oder sollte man sie vielleicht einfach selbst betreiben? Und was ist mit einer eigenen Webseite für die Uwi? Darüber erfahrt ihr in diesem Abschnitt mehr.
Die Software, mit der solche Dienste möglich gemacht werden (z.B. Etherpad, Zoom, BigBlueButton), kann man grob einteilen in freie und proprietäre Software. Proprietäre Software wird meist von einem Unternehmen zu kommerziellen Zwecken entwickelt und verkauft. Sie steht dann oft unter einer Lizenz, die es nicht erlaubt, den Dienst selbst anzubieten; stattdessen ist man auf die Infrastruktur angewiesen, die der Betreiber zur Verfügung stellt (Zoom, Microsoft Teams, …). Die Nutzung kann zudem kostenpflichtig sein.
Freie Software hingegen wird unter einer offenen Lizenz entwickelt und zur Verfügung gestellt. Das bedeutet, dass der Quellcode für alle offen einsehbar ist und die Software kostenlos nutzbar ist. Oft steckt hier nicht ein gewinnorientiertes Unternehmen dahinter, sondern eine Community von Entwicklern, die ehrenamtlich an der Software arbeitet und sie stetig verbessert (Etherpad, HumHub, BugBlueButton, …).
Das schöne an freier Software ist: man kann sie selbst "hosten". Sprich, sie lässt sich auf einem Server installieren und im Internet zur Verfügung stellen. Der große Vorteil ist hier, dass man volle Kontrolle darüber hat, welche Services man wie bereit stellen möchte. Außerdem gibt man sich nicht in die Abhängigkeit von einem Anbieter, der möglicherweise teure Kostenpläne hat, unnötig viele Daten sammelt oder plötzlich seinen Service ändert oder abschaltet.
Generell gilt beim Einrichten eines eigenen digitalen Angebots immer die Abwägung zwischen Komfort und Kontrolle. So könntet ihr euch beispielsweise auf wordpress.com direkt ein Webseiten-Paket inklusive Domain und Webseiten-Baukasten kaufen. Über Serverwartung, Sicherheit oder Backups müsst ihr euch dann keine Gedanken machen, da dafür der Anbieter verantwortlich ist. Auf der anderen Seite seid ihr jedoch an die Services gebunden, die dort zur Verfügung gestellt werden und könnt nicht einfach beliebige Dienste nachinstallieren, wenn ihr später doch mal mehr anbieten wollt. Zudem habt ihr keinen Einfluss darauf, wo die Server stehen, wie diese betrieben werden, und was mit den eigenen Daten genau passiert. Daher gilt es, je nach technischer Versiertheit und Motivation der Menschen, die sich dieser Aufgabe annehmen möchten, einen guten Kompromiss zu finden oder halt gleich komplett auf "self-hosted" zu setzen. Letzteres erfordert natürlich gewisse technische Grundkenntnisse und bringt die Arbeit des Aufsetzens und Wartens mit sich. Doch keine Scheu, wenn es Menschen in eurer Uwi gibt, die darauf Bock haben, dann probiert es einfach aus. Getreu dem Motto Learning by Doing.
Der wichtigste Service einer Uwi ist sicherlich die eigene Webseite. Der Ort zur Präsentation der eigenen Arbeit und über den andere Personen euch finden können. Die Webseite ist auch ein guter Startpunkt, wenn ihr den Weg des Self-Hosting gehen möchtet. Hier kurz Dinge, die ihr dafür braucht:
Domain
Die Domain ist die Internet-Adresse, unter der ihr gefunden werden könnt, sowas wie "unsere-uwi.de". Eine solche Domain müsst ihr registrieren lassen und dann einen geringen monatlichen Betrag dafür zahlen. Bei einer deutschen Uwi bietet sich eine .de-Domain an; diese sind mit ca. einem Euro pro Monat auch recht günstig. Für die Registrierung braucht man immer eine Person, die sich als Inhaber einträgt.
Alternativ könnt ihr auch eure Hochschule fragen, ob ihr dort eine Subdomain bekommen könnt (z.B. "uwi.meine-hochschule.de"). Dann entfällt der ganze Registrierungsprozess und ihr könnt alles direkt mit eurer Hochschule abklären.
Server
Damit eure Webseite bzw. euer Service auch laufen kann, braucht ihr natürlich irgendwo einen Server. In der Regel mietet ihr diesen irgendwo an. Es gibt natürlich kommerzielle Anbieter, aber vielleicht könnt ihr ja auch von eurer Hochschule oder einer Hochschulgruppe einen bekommen. Bei uns gibt es zum Beispiel die AGDSN (https://agdsn.de), die uns einen bereitstellt. Solltet ihr euch für einen kommerziellen Anbieter entscheiden, gibt es oft Server und Domain direkt zusammen.
Bei der Wahl des Anbieters lohnt es sich auch, auf Nachhaltigkeitskriterien zu achten. Manche verwenden u.a. bewusst 100% Ökostrom und werben mit nachhaltigem Serverbetrieb. Idealerweise nennen sie auch ihren Stromanbieter. Eine erste Übersicht bietet z.B. dieser Artikel: https://utopia.de/ratgeber/gruenes-webhosting-oekostrom/.
Auch hier gilt natürlich wieder: die meiste Kontrolle hat man, wenn man die Ressourcen selber verwaltet. Sprich: ein schlichter Webhoster irgendwo in der Cloud ist einfach zu kaufen, einrichten und verwalten, aber ein richtiger Server gibt euch mehr Flexibilität und Datensouveränität.
SSL-Zertifikat
Die Kommunikation zwischen Nutzer (z.B. Besucher eurer Webseite) und Server sollte nach Möglichkeit immer verschlüsselt ablaufen. Damit stellt ihr sicher, dass niemand einfach belauschen kann, was sich die Menschen auf eurer Seite genau anschauen, und dass die Inhalte auf dem Weg vom Server zum Nutzer nicht von Dritten modifiziert werden können.
Wenn eine Webseite verschlüsselte Kommunikation anbietet, erkennt ihr das in den meisten Browsern an dem Schloss-Symbol links von der Adressleiste. Teilweise zeigen die Browser inzwischen auch Warnmeldungen, wenn keine Verschlüsselung vorhanden ist. Insbesondere, wenn Passwörter im Spiel sind (z.B. weil man sich auf eurer Webseite einloggen können soll), ist Verschlüsselung zwingend erforderlich.
Damit Besucher eure Webseite nun auch verschlüsselt aufrufen können, benötigt ihr ein SSL-Zertifikat. Oft gibt es dies auch gleich im Paket bei eurem Serveranbieter. Leider muss man bei manchen Anbietern noch immer einen kleinen Aufpreis dafür zahlen, obwohl es inzwischen mit Let's Encrypt eine etablierte, kostenlose und gemeinnützige Zertifizierungsstelle gibt.
Idealerweise bietet euer Serveranbieter die Einrichtung eines Let's-Encrypt-Zertifikats kostenlos mit an. Falls ihr den Server komplett selbst betreibt, könnt ihr das Zertifikat auch selbst erstellen lassen. Dafür gibt es von Let's Encrypt das nützliche Tool "certbot", das diesen Prozess automatisiert.
War sonst noch was…?
Auch über eine Webseite hinaus gibt es viele tolle Services, die die Arbeit der Uwi digital unterstützen können und die es sich eventuell lohnt selbst anzubieten. Ein wichtiger Service, den wir selbst anbieten, ist das bereits vorgestellte Etherpad. So können wir entscheiden, welche Plugins wir benötigen und diese entsprechend anbieten. Außerdem liegen die unverschlüsselten Pads* immerhin auf einem von uns kontrollierten Server.
Wenn ihr den Server selbst betreibt, macht immer Backups von den Daten! Und auch wenn nicht, kann das sicher nicht schaden.
Wichtig Dokumentieren und Wissen teilen z.B. für nachfolgende und nicht zu letzt für euch selber. Unser Dokument unserer Infrastruktur findet ihr auf Codeberg: https://codeberg.org/tuuwi/infrastructure
Schau auch gerne mal in unseren anderen Repos unter https://codeberg.org/tuuwi vorbei, wie z.B. unseren Backupscripte.
Für mehr Infos zu Open-Source und möglicher Software, siehe Kapitel 5.3 (und der entsprechende Leitfaden).
*hierbei sind die Texte in den Pads selbst gemeint, die der Server ja irgendwo abspeichern muss; die Kommunikation zwischen Nutzer und Pad-Server ist natürlich verschlüsselt
How to Veranstaltungsaufzeichnung
Dieser Punkt steht hier wirklich mehr als Platzhalter und für die Vollständigkeit. Solltest ihr Interesse haben, bestimmte Veranstaltungen aufzuzeichnen, schaut euch doch gerne in unserem Leitfaden “Wo muss ich da jetzt klicken?” – Ein Leitfaden zur progressiven studentischen Veranstaltungsaufzeichnung mit Theorie und Praxis an!